La digitalización empresarial ha dejado de ser una tendencia para convertirse en una necesidad. En este contexto, la facturación electrónica se ha consolidado como una herramienta clave para mejorar la eficiencia, reducir costes y garantizar la transparencia en las transacciones comerciales. Su obligatoriedad, impulsada por distintas normativas recientes, marca un nuevo escenario en la gestión empresarial.
Anticiparse a las novedades normativas en materia de facturación: clave para la competitividad
Hay que diferenciar dos obligaciones en dos normas distintas, facturación electrónica y uso de un software para facturar que cumpla los nuevos requisitos normativos.
La facturación electrónica ha ganado protagonismo en el marco legal con la aprobación de la Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de Empresas (conocida como "Ley Crea y Crece"), que establece la obligatoriedad del uso de este sistema en las transacciones entre empresas y profesionales. Con ello, se busca mejorar la trazabilidad de las operaciones y reducir la morosidad comercial. La normativa establece que las empresas con una facturación superior a 8 millones de euros deberán adaptarse en un plazo de un año desde la publicación del reglamento, mientras que el resto tendrá dos años para su implementación. No obstante, el plazo no ha empezado ya que aún se está pendiente del reglamento de desarrollo.
Además, el Reglamento VeriFactu*, desarrollado por la Agencia Tributaria, introduce medidas para asegurar la integridad y la inalterabilidad de las facturas, permitiendo a los contribuyentes remitir voluntariamente sus registros a la Administración. De manera complementaria, la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal prohíbe el uso de software de doble uso, es decir, programas informáticos que permiten manipular o eliminar facturas sin dejar rastro. Su incumplimiento puede acarrear sanciones económicas considerables que pueden alcanzar los 150.000 euros en el caso de empresas desarrolladoras de software y 50.000 euros para los usuarios de estos sistemas.
Adaptarse de manera temprana a la facturación electrónica permite a las empresas evitar sanciones, optimizar sus procesos administrativos y mejorar la relación con la Administración Tributaria. En este sentido, anticiparse no solo es una cuestión de cumplimiento normativo, sino también de eficiencia operativa y competitividad.
Beneficios de la facturación electrónica
La transición a la facturación electrónica no solo responde a una obligación legal, sino que también conlleva numerosas ventajas para las empresas:
Eficiencia y automatización: Reduce tiempos de gestión y errores humanos al automatizar procesos administrativos.
Seguridad y cumplimiento fiscal: Garantiza la inalterabilidad de los documentos y facilita su conservación según los plazos legales.
Ahorro de costes: Disminuye el uso de papel, el almacenamiento físico y los envíos postales.
Mejora en la trazabilidad: Permite un mejor control sobre pagos y cobros, favoreciendo la gestión financiera.
Integración con otros sistemas: Facilita la conexión con software contable y plataformas de gestión empresarial.
Facilita auditorías y controles fiscales: La estandarización de la información reduce el tiempo de respuesta ante requerimientos de la Administración Tributaria.
Cómo adaptarse al nuevo sistema de facturación
Para cumplir con la normativa y beneficiarse de la facturación electrónica, las empresas deben:
1. Revisar su software de facturación y asegurarse de que cumple con los requisitos legales.
2. Adquirir herramientas homologadas que permitan la generación y almacenamiento seguro de facturas.
3. Formar al personal administrativo en el uso de estas nuevas tecnologías.
4. Explorar subvenciones y ayudas públicas para facilitar la transición digital, como el Kit Digital.
5. Adaptar la infraestructura tecnológica para garantizar la interoperabilidad con otros sistemas contables y administrativos.
6. Realizar pruebas previas antes de la fecha límite de obligatoriedad para asegurar un funcionamiento fluido.
Por tanto, el uso de un software que cumpla la normativa y la futura pero cercana facturación electrónica no solo es una exigencia normativa, sino que también representa una gran oportunidad para modernizar la gestión empresarial. Su implantación generalizada contribuirá a un ecosistema más digitalizado, eficiente y seguro, donde la transparencia y la automatización jugarán un papel fundamental en la relación entre empresas y Administración Pública.
Ante este nuevo escenario, las empresas que adopten cuanto antes los cambios normativos en materia de facturación no solo cumplirán con la normativa, sino que ganarán en competitividad y eficiencia, preparándose para los retos de la economía digital. La anticipación es clave para evitar problemas de última hora, facilitar la transición y aprovechar al máximo los beneficios de esta transformación tecnológica.
Este artículo ha sido elaborado por el ponente de la jornada “Implementar la facturación electrónica sin complicaciones”, para el blog de la Red CIDE.
Autor: Samuel Cruz Palenzuela, presidente del Colegio Oficial de Titulados Mercantiles y Empresariales de Santa Cruz de Tenerife.
Evento de referencia, organizado por el CIDE CEOE Tenerife: https://ceoe-tenerife.com/evento/implementar-la-facturacion-electronica-sin-complicaciones/
